Regulamin serwisu Flotia

Obowiązuje od 31 lipca 2026 r.

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w ramach serwisu Flotia, dostępnego pod adresami flotia.pl (strona informacyjna) oraz login.flotia.pl (aplikacja), zgodnie z ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  2. Usługodawcą i sprzedawcą jest EDUMATE Sp. z o.o. z siedzibą w Okole, ul. Miodowa 6, 83-200 Okole, NIP 5922304484, REGON 541654872, KRS 0001171466 (dalej: „Usługodawca").
  3. Kontakt z Usługodawcą: e-mail info@edumate.pl, tel. +48 513 569 760.
  4. Definicje:
    • Aplikacja — oprogramowanie Flotia udostępniane w modelu SaaS pod adresem login.flotia.pl, służące do zarządzania flotą pojazdów (obsada kierowców, szkody, audyty, terminy przeglądów i polis, powiadomienia SMS);
    • Klient — przedsiębiorca w rozumieniu art. 4 ustawy Prawo przedsiębiorców, który zawarł z Usługodawcą umowę o korzystanie z Aplikacji;
    • Umowa — umowa o świadczenie usług dostępu do Aplikacji, zawierana zgodnie z § 4;
    • Pakiet SMS — pula wiadomości SMS do wykorzystania w Aplikacji na powiadomienia (np. o terminach przeglądów i polis), nabywana zgodnie z § 6;
    • Sklep — moduł zakupowy dostępny pod adresem flotia.pl/sklep.html, w którym można zamówić i opłacić abonament oraz Pakiety SMS bez logowania do Aplikacji.
  5. Usługi Flotia kierowane są do przedsiębiorców i związane są bezpośrednio z ich działalnością gospodarczą.

§ 2. Rodzaje i zakres usług

  1. Usługodawca świadczy następujące usługi:
    • dostęp do Aplikacji w modelu abonamentowym (SaaS),
    • sprzedaż abonamentu i Pakietów SMS w Sklepie (§ 6),
    • bezpłatny okres testowy Aplikacji (30 dni), uruchamiany automatycznie po rejestracji konta,
    • usługi informacyjne w ramach strony flotia.pl.
  2. Konto w Aplikacji Klient zakłada samodzielnie pod adresem login.flotia.pl/rejestracja — bez opłat i bez podawania danych karty. Konta dodatkowych użytkowników (np. brygadzistów) Klient tworzy sam w ustawieniach Aplikacji.

§ 3. Warunki techniczne

  1. Do korzystania z Aplikacji potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka internetowa (m.in. Chrome, Safari, Firefox, Edge) z obsługą JavaScript i plików cookies.
  2. Transmisja danych między urządzeniem użytkownika a Aplikacją jest szyfrowana (HTTPS/TLS).
  3. Zakazane jest dostarczanie przez użytkowników treści o charakterze bezprawnym.

§ 4. Zawarcie i okres obowiązywania Umowy

  1. Umowa zawierana jest przez rejestrację konta w Aplikacji, złożenie i opłacenie zamówienia w Sklepie (§ 6) albo na podstawie indywidualnych ustaleń (e-mail lub forma pisemna).
  2. Umowa zawierana jest na czas nieokreślony, z rozliczeniem miesięcznym. Klient, który opłaca abonament z góry w Sklepie, korzysta z Aplikacji w opłaconym okresie i sam decyduje, czy go przedłużyć — Usługodawca nie pobiera płatności cyklicznych.
  3. Każda ze stron może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Wypowiedzenie może być złożone e-mailem.
  4. Po zakończeniu Umowy Usługodawca — na wniosek Klienta złożony w terminie 30 dni — udostępnia eksport danych Klienta w powszechnie używanym formacie, a następnie trwale usuwa dane Klienta z Aplikacji (z zastrzeżeniem danych, których przechowywanie wymagane jest przepisami prawa, np. dokumentów księgowych).

§ 5. Cennik i płatności abonamentowe

  1. Abonament za Aplikację wynosi 19 zł netto miesięcznie za każdy aktywny pojazd we flocie Klienta, nie mniej jednak niż 49 zł netto miesięcznie. Do cen doliczany jest podatek VAT według obowiązującej stawki (obecnie 23%).
  2. Liczba pojazdów ustalana jest według stanu w Aplikacji (pojazdy o statusie innym niż „wycofany").
  3. Abonament płatny jest na podstawie faktury VAT wystawianej przez Usługodawcę i doręczanej elektronicznie na adres e-mail Klienta, w terminie wskazanym na fakturze (nie krótszym niż 7 dni).
  4. Klient może zamiast tego opłacić abonament z góry w Sklepie (§ 6). Za okres opłacony z góry Usługodawca nie wystawia faktur miesięcznych — fakturę VAT wystawia z chwilą zaksięgowania płatności.
  5. W przypadku opóźnienia w płatności przekraczającego 14 dni Usługodawca może — po uprzednim wezwaniu — zawiesić dostęp do Aplikacji do czasu uregulowania należności. Zawieszenie nie powoduje utraty danych Klienta.

§ 6. Sklep, zamówienia i płatności online (Paynow)

  1. Sklep dostępny jest pod adresem flotia.pl/sklep.html i nie wymaga logowania. W Sklepie można nabyć:
    • abonament za dostęp do Aplikacji — opłacany z góry za 1 albo 3 miesiące, w cenie 19 zł netto miesięcznie za każdy pojazd zadeklarowany w zamówieniu, nie mniej niż 49 zł netto miesięcznie (np. 6 pojazdów przez 1 miesiąc: 114 zł netto / 140,22 zł brutto);
    • Pakiety SMS: 100 SMS — 25 zł netto (30,75 zł brutto) oraz 500 SMS — 100 zł netto (123 zł brutto).
    Wszystkie ceny podawane są w złotych polskich, w wartościach netto i brutto (VAT 23%). Usługi mają postać cyfrową — nie występuje wysyłka ani koszty dostawy.
  2. Zamówienie składa się przez wybór produktu, podanie danych do faktury (nazwa firmy, NIP, adres, e-mail), akceptację niniejszego regulaminu i użycie przycisku „Zamawiam i płacę". Kliknięcie tego przycisku oznacza zamówienie z obowiązkiem zapłaty. Przed jego użyciem Klient widzi podsumowanie zamówienia z ceną netto, kwotą VAT i kwotą brutto do zapłaty.
  3. Umowa sprzedaży zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia płatności przez operatora płatności. Potwierdzenie zamówienia Usługodawca wysyła na adres e-mail podany w zamówieniu.
  4. Płatność następuje z góry za pośrednictwem serwisu płatności Paynow, którego operatorem jest mElements S.A. z siedzibą w Warszawie (ul. Prosta 18, 00-850 Warszawa) — krajowa instytucja płatnicza nadzorowana przez Komisję Nadzoru Finansowego. Podmiotem świadczącym obsługę płatności online w zakresie płatności kartami jest Autopay S.A.
  5. Dostępne formy płatności: BLIK, szybki przelew online oraz karty płatnicze: Visa, Visa Electron, Mastercard, MasterCard Electronic, Maestro. Zakup Pakietu SMS możliwy jest również w samej Aplikacji (zakładka „Ustawienia").
    Mastercard and Visa
  6. Realizacja zamówienia następuje automatycznie i niezwłocznie (zwykle do kilku minut), a czas realizacji liczony jest od momentu uzyskania pozytywnej autoryzacji płatności: Pakiet SMS dolicza się do salda konta Klienta, a abonament przedłuża opłacony okres dostępu do Aplikacji. Opłacony okres liczony jest od dnia zakupu (albo od końca poprzedniego opłaconego okresu) i zaokrąglany w górę do końca miesiąca kalendarzowego — na korzyść Klienta.
  7. Jeżeli w chwili zakupu nie istnieje jeszcze konto w Aplikacji założone na adres e-mail podany w zamówieniu, Usługodawca kontaktuje się z Klientem i przypisuje zakup do konta w terminie jednego dnia roboczego od jego założenia.
  8. Za każde opłacone zamówienie Usługodawca wystawia fakturę VAT i doręcza ją elektronicznie na adres e-mail podany w zamówieniu.
  9. Pakiety SMS nie mają terminu ważności — niewykorzystane wiadomości pozostają do dyspozycji Klienta przez cały okres obowiązywania Umowy.
  10. Jeżeli płatność nie dojdzie do skutku (odrzucenie, wygaśnięcie, błąd), zamówienie nie jest realizowane, saldo i okres abonamentowy Klienta nie ulegają zmianie, a Klient może ponowić zakup. Środki pobrane mimo nieudanej płatności zwraca operator płatności zgodnie ze swoimi procedurami.
  11. Usługodawca nie pobiera ani nie przechowuje danych kart płatniczych ani danych logowania do bankowości — płatność odbywa się w całości w środowisku operatora płatności. Usługodawca nie stosuje płatności cyklicznych ani automatycznych obciążeń.

§ 7. Reklamacje

  1. Reklamacje dotyczące działania Aplikacji, Pakietów SMS lub płatności można składać e-mailem na adres info@edumate.pl, podając opis problemu oraz dane pozwalające zidentyfikować Klienta i transakcję.
  2. Usługodawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni od otrzymania i odpowiada na adres e-mail, z którego reklamacja została wysłana.
  3. Reklamacje dotyczące samego procesu płatności mogą być również rozpatrywane przez operatora płatności mElements S.A. zgodnie z jego regulaminem, dostępnym na stronie paynow.pl.
  4. W przypadku uznania reklamacji dotyczącej Pakietu SMS Usługodawca — według wyboru Klienta — dolicza brakujące wiadomości do salda albo zwraca odpowiednią część ceny.
  5. W przypadku uznania reklamacji dotyczącej abonamentu opłaconego w Sklepie Usługodawca — według wyboru Klienta — przedłuża opłacony okres o czas, w którym usługa była niedostępna, albo zwraca odpowiednią część ceny.
  6. Zwrot środków następuje tym samym sposobem płatności, jakiego użył Klient (za pośrednictwem operatora płatności), w terminie 14 dni od uznania reklamacji. W przypadku transakcji dokonanej kartą płatniczą zwrot następuje na rachunek bankowy przypisany do karty płatniczej Klienta.

§ 8. Odstąpienie od umowy

  1. Usługi świadczone są na rzecz przedsiębiorców w związku z ich działalnością gospodarczą; ustawowe prawo odstąpienia przewidziane dla konsumentów co do zasady nie znajduje zastosowania.
  2. Osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, dla której Umowa nie ma charakteru zawodowego (art. 7aa ustawy o prawach konsumenta), przysługuje prawo odstąpienia od umowy zakupu Pakietu SMS lub abonamentu w terminie 14 dni bez podania przyczyny — z tym zastrzeżeniem, że rozpoczęcie świadczenia usługi (wysyłka SMS z Pakietu, korzystanie z Aplikacji w opłaconym okresie) przed upływem tego terminu następuje na jej wyraźne żądanie, a w razie odstąpienia zwrotowi podlega cena pomniejszona proporcjonalnie o wiadomości już wykorzystane albo o czas, przez który usługa była świadczona.
  3. Oświadczenie o odstąpieniu można złożyć e-mailem na adres info@edumate.pl. Zwrot płatności następuje przy użyciu takiego samego sposobu płatności, jakiego użył Klient — w przypadku zapłaty kartą płatniczą na rachunek bankowy przypisany do tej karty — w terminie 14 dni, chyba że Klient wyraźnie zgodzi się na inny sposób zwrotu, który nie wiąże się dla niego z żadnymi kosztami.

§ 9. Dane osobowe i powierzenie przetwarzania

  1. Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka prywatności.
  2. W zakresie danych osobowych wprowadzanych przez Klienta do Aplikacji (w szczególności danych kierowców) administratorem danych jest Klient, a Usługodawca przetwarza je wyłącznie w jego imieniu jako podmiot przetwarzający. Na żądanie Klienta strony zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych zgodną z art. 28 RODO; do czasu jej zawarcia zakres powierzenia określa niniejszy paragraf i Polityka prywatności.

§ 10. Odpowiedzialność i dostępność usługi

  1. Usługodawca dokłada starań, aby Aplikacja działała nieprzerwanie, i wykonuje codzienne kopie zapasowe danych.
  2. Usługodawca zastrzega możliwość krótkich przerw technicznych (aktualizacje, konserwacja); planowane przerwy przeprowadzane są w miarę możliwości poza godzinami roboczymi.
  3. Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta ograniczona jest do szkody rzeczywistej i do wysokości opłat uiszczonych przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie; ograniczenie nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie.
  4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki podania przez Klienta błędnych danych (np. błędnego numeru telefonu do powiadomień) ani za niedostarczenie SMS z przyczyn leżących po stronie operatorów telekomunikacyjnych.

§ 11. Postanowienia końcowe

  1. Usługodawca może zmienić regulamin z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, zmiana zakresu usług, względy bezpieczeństwa). O zmianie Klienci informowani są e-mailem co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie; brak wypowiedzenia Umowy w tym terminie oznacza akceptację zmian. Zmiana cennika nie działa wstecz i nie dotyczy opłaconych już okresów i Pakietów.
  2. Prawem właściwym jest prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.
  3. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie na stronie flotia.pl w formie umożliwiającej jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.