Polityka prywatności
Obowiązuje od 31 lipca 2026 r. · dotyczy serwisów flotia.pl i login.flotia.pl
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest EDUMATE Sp. z o.o. z siedzibą w Okole, ul. Miodowa 6, 83-200 Okole, NIP 5922304484, KRS 0001171466 (dalej: „my"). Kontakt w sprawach danych osobowych: info@edumate.pl, tel. +48 513 569 760.
Wyjątek: dane wprowadzane przez naszych Klientów do aplikacji Flotia (np. dane kierowców i pojazdów) przetwarzamy w imieniu Klienta — to Klient jest ich administratorem, a my podmiotem przetwarzającym (pkt 4).
2. Jakie dane przetwarzamy, po co i jak długo
| Sytuacja | Dane | Cel i podstawa prawna | Okres |
|---|---|---|---|
| Kontakt e-mail / telefon (np. prośba o prezentację) | adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości | odpowiedź na zapytanie i działania przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO | do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji |
| Konto Klienta w aplikacji | login (e-mail lub nazwisko), dane firmy, dane rozliczeniowe | wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO | okres trwania umowy, następnie do przedawnienia roszczeń |
| Zakup pakietu SMS (płatność Paynow) | adres e-mail podany przy płatności, kwota, identyfikator i status płatności | realizacja zakupu — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; rozliczenia podatkowe (faktury) — art. 6 ust. 1 lit. c RODO | 5 lat podatkowych (dokumenty księgowe) |
| Zamówienie w sklepie na flotia.pl (abonament lub pakiet SMS) | nazwa firmy, NIP, adres, e-mail, opcjonalnie telefon, przedmiot i kwota zamówienia, identyfikator i status płatności, adres IP składającego zamówienie | realizacja zamówienia — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; wystawienie faktury — art. 6 ust. 1 lit. c RODO; zabezpieczenie sklepu przed nadużyciami (IP) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO | 5 lat podatkowych (dokumenty księgowe) |
| Powiadomienia SMS | numer telefonu wskazany w ustawieniach aplikacji, treść i log wysyłki | wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO | okres trwania umowy |
| Logi serwera | adres IP, data, żądany zasób | bezpieczeństwo i diagnostyka — art. 6 ust. 1 lit. f RODO | do 90 dni |
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne odpowiednio do kontaktu, korzystania z aplikacji lub dokonania zakupu. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu ani nie profilujemy użytkowników.
3. Odbiorcy danych
- OVH — hosting serwerów w Unii Europejskiej, na których działa serwis i aplikacja.
- mElements S.A. (ul. Prosta 18, 00-850 Warszawa) — operator serwisu płatności Paynow. Przy zakupie pakietu SMS lub abonamentu (w aplikacji albo w sklepie na flotia.pl) przekazujemy operatorowi kwotę, opis transakcji i adres e-mail kupującego; operator staje się odrębnym administratorem danych transakcyjnych w zakresie realizacji płatności (szczegóły: paynow.pl). Nie otrzymujemy ani nie przechowujemy danych kart płatniczych ani danych logowania do bankowości.
- Dostawca bramki SMS JustSend (justsend.pl) — wysyłka powiadomień SMS; przekazywany jest numer telefonu odbiorcy i treść wiadomości.
- Biuro rachunkowe obsługujące Usługodawcę — w zakresie danych na fakturach.
- Organy publiczne — wyłącznie gdy obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa.
Nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy i nie sprzedajemy ich podmiotom trzecim.
4. Dane w aplikacji — powierzenie przetwarzania
- Klient wprowadza do aplikacji dane swoich kierowców (m.in. imię i nazwisko, telefon, e-mail, dane prawa jazdy, daty zatrudnienia, nieobecności) oraz dane pojazdów i szkód. Administratorem tych danych jest Klient.
- Przetwarzamy te dane wyłącznie w celu świadczenia usługi Flotia i zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Klienta (art. 28 RODO), stosując środki opisane w pkt 6. Na żądanie Klienta zawieramy pisemną umowę powierzenia przetwarzania.
- Podpowierzenie obejmuje wyłącznie podmioty z pkt 3 (hosting OVH, bramka SMS) — w zakresie niezbędnym do działania usługi.
- Po zakończeniu umowy dane Klienta są zwracane (eksport) i trwale usuwane — zgodnie z regulaminem.
- Osoby, których dane Klient wprowadził do aplikacji (np. kierowcy), swoje prawa wykonują wobec Klienta jako administratora; na jego polecenie udzielamy niezbędnego wsparcia.
5. Prawa osób, których dane dotyczą
- W zakresie, w jakim jesteśmy administratorem, masz prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
- Wnioski przyjmujemy pod adresem info@edumate.pl — odpowiadamy najpóźniej w ciągu miesiąca.
- Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
6. Bezpieczeństwo
- Transmisja danych jest szyfrowana (HTTPS/TLS), a dostęp do aplikacji wymaga logowania; nieudane próby logowania są ograniczane.
- Dane przechowywane są na serwerach w UE; wykonujemy codzienne kopie zapasowe, w tym kopię poza serwerem podstawowym.
- Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione, w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi.
7. Pliki cookies
- Strona flotia.pl nie używa plików cookies ani narzędzi analitycznych i reklamowych.
- Aplikacja login.flotia.pl używa wyłącznie niezbędnego pliku cookie sesji (
fleet_session, ważny do 30 dni), który utrzymuje zalogowanie użytkownika. Nie używamy cookies marketingowych ani śledzących, dlatego aplikacja nie wyświetla baneru zgody — cookies niezbędne nie wymagają zgody. - Podczas płatności strona operatora Paynow może stosować własne pliki cookies zgodnie ze swoją polityką prywatności.
8. Zmiany polityki
O istotnych zmianach niniejszej polityki poinformujemy na tej stronie, a Klientów dodatkowo e-mailem. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem flotia.pl/polityka-prywatnosci.html.